Gestión del Canal interno de información

INTRODUCCIÓN

La colaboración de todos los integrantes de la organización resulta indispensable para la eficacia de las normas y de su cumplimiento. Tal colaboración no sólo se manifiesta en el correcto cumplimiento personal de las obligaciones que a cada uno corresponden, sino que también se extiende al compromiso colectivo con el buen funcionamiento de los procesos internos.

Es por este hecho que mediante el presente procedimiento se establece la regulación del funcionamiento de un canal interno de información, a través del cual los empleados y colaboradores de MARSET podrán comunicar al personal responsable aquellas irregularidades de mayor o menor gravedad, particularmente cuando dichas irregularidades generen un riesgo de comisión delictiva.

Para la elaboración de este procedimiento, se han tenido en cuenta las disposiciones de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, Ley 2/2023) que incorpora al derecho estatal, y que responde a la obligación impuesta al legislador español de transponer la DIRECTIVA (UE) 2019/1937 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 23 de octubre de 2019 relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.

1. ÁMBITO MATERIAL DE APLICACIÓN

El presente documento tiene como objetivo establecer el sistema interno de información, de gestión, investigación y respuesta de cualquier comunicación realizada por el informante vinculada a:

• Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. En todo caso, se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.
• Acciones u omisiones que puedan ser contrarias a los procedimientos o normativas internas de MARSET vinculadas al desempeño ético de las funciones profesionales.
• Acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea, teniendo en cuenta las particularidades señaladas en el artículo 2.1 a) de la Ley 2/2023.

A este ámbito material de aplicación se le podrá denominar “marco normativo” a modo de abreviatura.

2. ÁMBITO PERSONAL DE APLICACIÓN

Entidades incluidas en este procedimiento:

• MARSET ILUMINACIÓN, S.A.

En adelante, se referenciará como MARSET.

El presente procedimiento se aplicará a:

• Las personas que tengan la condición de empleados.
• Los autónomos que se relacionen con MARSET.
• Los accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión, incluidos los miembros no ejecutivos;
• Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores que se relacionen con MARSET.

3. MEDIOS PARA LA COMUNICACIÓN DE INFORMACIONES

La comunicación de cualquier consulta o información deberá atenderse si se recibe a través de un buzón físico de denuncias.

A su vez, se podrá solicitar una reunión presencial con el personal encargado de la tramitación de las informaciones, a través de cualquiera de las vías enumeradas.

En adelante, estas vías de recepción de informaciones serán mencionadas de forma conjunta como Canal Interno de información.

Se deberá garantizar la confidencialidad cuando la comunicación sea remitida por canales de denuncia que no sean los establecidos o a miembros del personal no responsable de su tratamiento. Dicho receptor tendrá la obligación de remitirla inmediatamente al Responsable del Sistema

4. FIGURAS O ELEMENTOS QUE GESTIONAN EL CANAL INTERNO DE INFORMACIÓN

Responsable del Sistema: es el responsable de la gestión del Canal Interno de Información de la organización así como de la tramitación diligente de las disposiciones contenidas en este procedimiento.

Si se optase por que el Responsable del Sistema fuese un órgano colegiado, este deberá delegar en uno de sus miembros las facultades de gestión del Sistema interno de información y de tramitación de expedientes de investigación.

Informante: persona que informa sobre un riesgo o incumplimiento de las disposiciones del marco normativo de MARSET y de las disposiciones legales.

Persona afectada: Trabajador o colaborador al que, de acuerdo con lo previsto en este procedimiento, se le atribuye la comisión de uno o varios incumplimientos de las disposiciones del marco normativo de MARSET o de las disposiciones legales.

5. FUNCIONES DEL RESPONSABLE DEL SISTEMA

El encargado de la tramitación de las informaciones o consultas es el Responsable del Sistema interno de Información, y tiene las siguientes responsabilidades:

1. Desarrollar sus funciones de forma independiente y autónoma respecto al resto de los órganos de MARSET, sin recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio.
2. Velar, junto al Delegado de Protección de Datos (DPD) o figura equivalente, por el cumplimiento de la normativa, tanto nacional, como de la Unión Europea, de protección de datos personales de todos los involucrados en el sistema.
   3.Gestionar y garantizar el buen funcionamiento del Canal Interno de Información, de conformidad siempre con lo previsto en este procedimiento o en las disposiciones legales.
   4.Garantizar la confidencialidad de todas las personas involucradas en una comunicación y/o investigación.
   5.Mantener un contacto directo con el informante (bidireccional).
   6.Mantener informado al informante del estado de su información y su resolución.
   7.Presentar un reporte de actividad del Canal Interno de Información, al menos con carácter anual.

El Responsable del Sistema será conocedor de que el quebranto de sus deberes de confidencialidad y preservación del anonimato durante la ejecución de las tareas contenidas en este documento puede suponer una infracción muy grave de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

6. OBLIGACIÓN DE INFORMAR

Todas las personas descritas en el apartado 3 de MARSET deben velar por el cumplimiento de las disposiciones del marco normativo.
Por ello, es obligación de todos ellos comunicar cualquier riesgo o incumplimiento del marco normativo, o de cualquier otra normativa interna de MARSET orientada a la prevención delictiva.

7. CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

Los datos de quien formule la comunicación y de los empleados y terceros mencionados en ella deberán conservarse en el sistema de recepción de informaciones únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados.

En todo caso, transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a su supresión del sistema de informaciones. Las informaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada.

8. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE INFORMACIONES

8.1 Análisis preliminar de la información recibida
Cuando se reciba una información a través del Canal Interno de información, el Responsable del Sistema revisará si la información contiene los siguientes elementos:

1. Identificación del informante y datos de contacto (no aplicará en caso de que la denuncia sea anónima).
2. Indicación clara y completa de los supuestos de hecho, consignando:
   • Posibles personas implicadas.
   • Tipo de incumplimiento
   • Descripción detallada de los hechos o de la conducta potencialmente irregular.
   • Fecha aproximada de ocurrencia.
   • Que sea formulada en términos respetuosos, no injuriosos y sin indicios evidentes de mala fe.
3. En su caso, aportación de pruebas, documentos o testigos sobre los hechos expuestos.

8.2 Admisión a trámite
Una vez recibida la información, el Responsable del Sistema interno de información deberá decidir si la información es admitida a trámite, o no.
Serán inadmitidas todas las comunicaciones que:

1. Carezcan de indicios suficientes de verosimilitud.
2. Tengan por objeto de comunicación una conducta que no constituya la comisión de un acto contrario al marco normativo.
3. Cuando la comunicación carezca manifiestamente de fundamento o existan indicios racionales de haberse obtenido mediante la comisión de un delito
4. Cuando la comunicación no contenga información nueva y significativa sobre infracciones en comparación con una comunicación anterior respecto de la cual han concluido los correspondientes procedimientos, a menos que se den nuevas circunstancias de hecho o de Derecho que justifiquen un seguimiento distinto.
5. Su tratamiento esté expresamente previsto en la normativa interna de la organización para ser gestionado por otro órgano de MARSET o por otro canal de comunicación.

8.3 Registro de la información

8.3.1 Criterio general

Admitida a trámite, el Responsable del Sistema Interno de Información procederá al registro del expediente de la misma.

Dicho registro deberá ser conservado únicamente por el Responsable del Sistema Interno de Información, ya sea en formato físico o digital, aplicándole las medidas de seguridad correspondientes a categorías especiales de datos (Reglamento UE 679/2016). El registro únicamente podrá ser accedido por el Responsable del Sistema y a quien lo gestione directamente, el responsable de recursos humanos o el órgano competente debidamente designado, solo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador, el responsable de los servicios jurídicos de MARSET u organismo, si procediera la adopción de medidas legales en relación con los hechos relatados en la comunicación, los encargados del tratamiento que eventualmente se designen y el Delegado de Protección de Datos (Artículo 32, Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción).

Además, a quienes realicen la comunicación a través del CANAL INTERNO DE INFORMACIÓN se les informará, de forma clara y accesible, sobre los canales externos de información ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.

A su vez, se les informará, además, de forma expresa, de que su identidad será en todo caso reservada, que no se comunicará a las personas a las que se refieren los hechos relatados ni a terceros.

8.3.2 Reunión presencial

Cuando una persona solicite una reunión presencial y utilice esa vía para informar, a reserva del consentimiento del informante y dentro de un plazo máximo de siete días, se podrán conservar registros completos y exactos de la reunión en un formato duradero y accesible. Se podrá documentar la reunión de una de las maneras siguientes:

• Mediante una grabación de la conversación en un formato duradero y accesible,
• o a través de un acta pormenorizada de la reunión preparada por el personal responsable de tratar la información.

Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo con la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.

8.4 Acuse de recibo y solicitud de ampliación
En el plazo de siete días a partir de la recepción de la información, el responsable del Sistema interno de información comunicará al informante un acuse de recibo, en el caso de que sea posible contactar con él/ella, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación o del informante.
En caso de que la información no contenga alguno/s de los elementos previstos en el apartado 9.2, el Responsable del Sistema Interno de Información, podrá comunicar al informante para que pueda completar los aspectos necesarios o subsanar cualquier defecto formal.
En todo caso, no se exigirá al informante su identificación, aceptándose la tramitación de informaciones anónimas.
8.5 Acumulación de informaciones
Si existen tramites de informaciones sobre los mismos hechos, éstos se acumularán en un solo expediente. Si existen trámites de informaciones sobre los mismos hechos ante diferentes órganos dentro de la propia administración, será competente el que tenga asumidos, reglamentariamente, las atribuciones sobre los hechos informados.
8.6 Fase de investigación
Durante todo el proceso de investigación se respetará el derecho a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.
La admisión a trámite de la información dará lugar a la apertura de un expediente (con código de identificación inequívoca), iniciándose con ello la fase de investigación, que será dirigida por un Instructor.
Durante la investigación, el Responsable, tendrá las facultades de gestión y de tramitación de los expedientes, y podrá llevar a cabo todas las diligencias que considere necesarias para el esclarecimiento de los hechos informados. Por ejemplo, la revisión de documentos o registros, el análisis de procesos y procedimientos, la realización de entrevistas, etc. siendo siempre diligencia imprescindible a practicar el examen de las pruebas aportadas por el informante.
Todo el personal de MARSET deberá cooperar con el Responsable en aquello que les sea requerido.
Se deberá remitir la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito. En el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.
Una vez recabada toda la información y evidencias, se dará trámite a la persona afectada para que, en un plazo determinado, formule las alegaciones que considere oportunas para ejercer su derecho de defensa, en cualquier momento. Este trámite, por consumación o por expiración del plazo, dará fin a la fase de investigación.
8.7 Incompatibilidades
En caso de que la información se dirija contra el Responsable del Sistema o, en su caso, contra algún miembro del órgano colegiado, éste se abstendrá de intervenir en la tramitación de dicha información y otra persona dentro del órgano o bien designado expresamente por el Órgano de Administración de la organización será la encargada de instruir el procedimiento. Igualmente, si el informante o persona afectada tuvieran una relación de parentesco (por afinidad o por consanguinidad), una relación de amistad o enemistad, o pertenecieran al mismo Departamento o Secretaría que el Responsable, éste quedará automáticamente invalidado para formar parte de ese procedimiento concreto. En ese caso, el órgano colegiado o el Órgano de Administración de MARSET nombrará, de forma provisional, a un nuevo Responsable para la tramitación y gestión del expedienta.
La incompatibilidad del Responsable para formar parte de un procedimiento podrá ser alegada por él mismo o por cualquiera de las partes que intervengan en el proceso.

8.8 Resolución y aplicación de medidas disciplinarias
La resolución podrá ser de dos tipos:
• Archivo: si no hay evidencias suficientes o si tras practicar la investigación, no se ha podido concluir la comisión de ninguna infracción.
• Propuesta de adopción de medidas en caso de que se concluya que se ha cometido una irregularidad o incumplimiento. Dicha propuesta de adopción de medidas se presentará al órgano correspondiente con poder disciplinario, debiendo contener:

 Identificación de los sujetos intervinientes;
 Naturaleza de la irregularidad o incumplimiento;
 Relación de hechos o descubrimientos relevantes;
 Conclusiones o valoración de los hechos;
 Propuesta de medidas disciplinarias;
En estos supuestos se podría también prever la comunicación a las autoridades competentes de los hechos ocurridos, en función de la gravedad o trascendencia jurídica de los mismos.

8.9 Prohibición de represalias

De conformidad con la legislación vigente, se recoge en este procedimiento la prohibición expresa de la toma de represalias contra los informantes por el hecho de haber informado, incluidas las amenazas de represalias y las tentativas de represalia, en particular, en forma de:

• suspensión, despido, destitución o medidas equivalentes;
• degradación o denegación de ascensos;
• cambio de puesto de trabajo, cambio de ubicación del lugar de trabajo, reducción salarial o cambio del horario de trabajo;
• denegación de formación;
• evaluación o referencias negativas con respecto a sus resultados laborales;
• imposición de cualquier medida disciplinaria, amonestación u otra sanción, incluidas las sanciones pecuniarias;
• coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo;
• discriminación, o trato desfavorable o injusto;
• no conversión de un contrato de trabajo temporal en uno indefinido, en caso de que el trabajador tuviera expectativas legítimas de que se le ofrecería un trabajo indefinido;
• no renovación o terminación anticipada de un contrato de trabajo temporal;
• daños, incluidos a su reputación, en especial en los medios sociales, o pérdidas económicas, incluidas la pérdida de
• negocio y de ingresos;
• inclusión en listas negras sobre la base de un acuerdo sectorial, informal o formal, que pueda implicar que en el
• futuro la persona no vaya a encontrar empleo en dicho sector;
• terminación anticipada o anulación de contratos de bienes o servicios;
• denegación o anulación de una licencia o permiso;
• referencias médicas o psiquiátricas.

8.10 Plazo para resolver
El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación, no podrá ser superior a tres meses a contar desde la recepción de la comunicación o, si no se remitió un acuse de recibo al informante, a tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, éste podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
8.11 Comunicación de la resolución
Una vez finalizada la investigación, tanto el informante como la persona afectada recibirán una comunicación con el sentido de la resolución (salvo que el informante sea anónimo e ilocalizable).
8.12 Protección de datos de carácter personal
Los datos que se proporcionen a través del Canal Interno de Información serán tratados por MARSET para la gestión de la comunicación recibida en el Canal Interno de Información, así como para la realización de cuantas investigaciones sean necesarias para determinar la comisión de la infracción. El acceso a la información se ajustará a lo establecido en este procedimiento y a la legislación vigente en materia de protección de datos personales.
MARSET se compromete a tratar, en todo momento, los datos de carácter personal recibidos a través del Canal Interno de Información, de forma absolutamente confidencial y de acuerdo con las finalidades previstas en este procedimiento, adoptando las medidas de índole técnica y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos y evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a los que están expuestos, y cumpliendo lo dispuesto en la legislación sobre protección de datos de carácter personal.
En ningún caso serán objeto de tratamiento los datos personales que no sean necesarios para el conocimiento e investigación de las acciones u omisiones procediéndose, en su caso, a su inmediata supresión. Asimismo, se suprimirán todos aquellos datos personales que se puedan haber comunicado y que se refieran a conductas que no estén incluidas en el ámbito de aplicación de la ley.
Si la información recibida contuviera datos personales incluidos dentro de las categorías especiales de datos, se procederá a su inmediata supresión, sin que se proceda al registro y tratamiento de estos. (Artículo 32 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero).
También será suprimida la información que no sea veraz, procediéndose a la supresión desde el momento en que se tenga constancia, salvo que la falta de veracidad constituya un ilícito penal. En ese caso se guardará la información durante el tiempo necesario para la tramitación del procedimiento judicial.
No se revelará la identidad del informante sin su consentimiento expreso a ninguna persona que no sea un miembro autorizado del personal competente para recibir o seguir informaciones. Lo anterior también se aplicará a cualquier otra información de la que se pueda deducir directa o indirectamente la identidad del informante.
Como excepción al apartado anterior, la identidad del informante solo podrá revelarse cuando constituya una obligación necesaria y proporcionada impuesta por las Leyes vigentes, en el contexto de una investigación llevada a cabo por las autoridades nacionales o en el marco de un proceso judicial, en particular para salvaguardar el derecho de defensa de la persona afectada. Se avisará al informante antes de revelar su identidad, salvo que dicha revelación pudiera comprometer la investigación o el procedimiento judicial.
El tratamiento de las categorías especiales de datos personales por razones de un interés público esencial, que debe de ser proporcional al objetivo perseguido, respetar en lo esencial el derecho a la protección de datos y establecer medidas adecuadas y específicas para proteger los intereses y derechos fundamentales de la persona afectada, conforme a lo estipulado por el Art. 9.2 g) del Reglamento (UE) 2016/679, en materia de Protección de Datos.
En cualquier caso, el responsable del Sistema interno de información empleará en cada formulario de recogida de datos aquellas leyendas exigidas por la ley para informar a los interesados claramente de las finalidades, tratamientos y demás aspectos relativos a sus datos de carácter personal que exija la normativa vigente
Las personas que efectúen una comunicación a través del Canal Interno de Información deberán garantizar que los datos personales proporcionados son verdaderos, exactos, completos y actualizados.

9. COMUNICACIÓN Y DIFUSIÓN DEL PROCEDIMIENTO
   MARSET comunicará este procedimiento a los perfiles de la organización que puedan participar en su gestión.
10. CANALES EXTERNOS
    Toda persona física podrá informar ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, de la comisión de cualesquiera acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción., ya sea directamente o previa comunicación a través de los canales internos descritos en esta política.
11. INCUMPLIMIENTO
    El incumplimiento de cualquier normativa interna de MARSET puede suponer una infracción sancionable. Por lo tanto, el incumplimiento de este procedimiento podrá ser objeto de medidas disciplinarias.
12. APROBACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y ENTRADA EN VIGOR
    El Órgano de Administración/de Gobierno, el 24 de noviembre de 2023 ha aprobado el presente procedimiento, que entrará en vigor desde 1 de diciembre Su vigencia se mantendrá mientras no sea modificado o derogado por otro posterior.
    El procedimiento será objeto de revisión periódica, y en su caso, actualización, así como de revisiones extraordinarias en el caso de que se produzcan cambios relevantes que afecten a MARSET (cambios normativos, cambios en la organización de la organización, en su estructura de control, etc.)